Planilha de gastos mensais: como montar e quando vale a pena trocar por um app
Uma planilha de gastos é o jeito mais barato de saber para onde vai o seu dinheiro: não precisa instalar nada e dá para montar em dez minutos. O problema é que quase todas morrem do mesmo jeito, com colunas demais, abas demais e um resumo que precisa ser refeito à mão todo mês. Esta é a versão mínima que se sustenta.
Uma só aba, uma linha por gasto
O erro mais comum é fazer uma aba por mês. Parece organizado, mas cada mês novo significa copiar a aba, consertar as fórmulas e, em março, desistir. Use uma só aba com todos os gastos um embaixo do outro; o mês sai da data.
As colunas necessárias são seis:
- Data. O dia do gasto, não o da fatura do cartão.
- Descrição. Curta: "Mercado", "Gasolina", "Aniversário da Ju".
- Categoria. De uma lista fechada, sempre escrita igual.
- Valor. Só o número, sem o símbolo da moeda.
- Forma de pagamento. Dinheiro, débito ou qual cartão.
- Quem pagou. Só se você divide com alguém.
Se bater a vontade de criar uma sétima, pergunte-se se você vai preenchê-la nos dias de pressa. Se a resposta for não, não crie.
As categorias: poucas e fixas
Entre seis e dez bastam: mercado, casa (aluguel, condomínio, contas), transporte, lazer, saúde, compras, assinaturas e "outros". Monte a lista em outra aba e use validação de dados para que a coluna Categoria seja um menu suspenso: "Mercado", "mercado" e "Supermercado" são três categorias diferentes para qualquer fórmula, e esse é o motivo número um de resumos errados.
O resumo que se monta sozinho
Em outra aba, coloque as categorias numa coluna e, ao lado, esta fórmula, que soma os valores de uma categoria em um mês:
=SOMASES(Gastos!D:D; Gastos!C:C; A2; Gastos!A:A; ">="&B$1; Gastos!A:A; "<"&FIMMÊS(B$1;0)+1)
Onde A2 é a categoria e B1 é o primeiro dia do mês que você quer ver. Mude a data de B1 e o resumo inteiro é recalculado. Se a sua planilha estiver em inglês, as funções são SUMIFS e EOMONTH, com vírgulas como separador.
O hábito importa mais que a planilha
Nenhuma fórmula conserta uma planilha que ninguém preenche. Escolha um momento fixo do dia —à noite, antes de dormir— e anote tudo de uma vez: são dois minutos. Contamos com mais detalhes em como começar a registrar seus gastos e não desistir na primeira semana.
Três sinais de que a planilha ficou pequena
- Você divide com alguém. Duas pessoas editando o mesmo arquivo acabam se atropelando, e calcular quem deve a quem com fórmulas é frágil. Se for o seu caso, veja como dividir as despesas do casal.
- Você tem parcelas. Uma compra em 12 vezes são 12 linhas que é preciso lembrar de lançar, ou uma fórmula que ninguém entende dois meses depois.
- Você anota pelo celular. Planilha no celular é incômoda, e o que é incômodo é a primeira coisa que se deixa de fazer.
Se você já tem uma planilha, não comece do zero
O Expenses faz o mesmo que esta planilha —categorias fixas, resumo por mês, despesas compartilhadas e parcelas distribuídas sozinhas— pelo celular e sem fórmulas. Se você já vinha anotando, salve a planilha como CSV e importe escolhendo qual coluna é a data e qual é o valor. É grátis e não pede dados de cartão nem do banco.